Legis Información Profesional S.A., (en adelante "Legis"), con domicilio en Bogotá D.C., identificada con NIT. 900.850.150-8, presenta la siguiente oferta mercantil de servicios de SAAS (software como servicio) LegisOffice®, en los términos y condiciones que a continuación se detallan.

TÉRMINOS Y CONDICIONES

Al ingresar al presente sitio y todos los sitios de Legis Editores S.A., Legislación Económica S.A., Legis Información Profesional S.A., en adelante, ‘LEGIS’, o utilizar cualquiera de sus servicios, el USUARIO acepta expresamente los términos de uso, políticas de privacidad y derechos de autor de este website, los cuales pueden ser modificados sin previo aviso en cualquier momento por LEGIS.

De acuerdo con los presentes términos y condiciones se entiende por USUARIO a cualquier persona que tenga la facultad de ingresar a los sitios y/o publicaciones de LEGIS, como clientes, usuarios o proveedores.

Esta página y su contenido pertenecen a LEGIS, empresa propietaria del presente sitio. Por esta razón, se prohíbe la reproducción total o parcial, traducción, inclusión, transmisión, transformación, almacenamiento o acceso a través de medios analógicos, digitales o de cualquier otro sistema o tecnología creada, o por crearse, de cualquiera de sus contenidos sin autorización previa y escrita de LEGIS.

Así mismo, los contenidos de este sitio, sus componentes, links y menciones no podrán, de manera enunciativa, pero no limitativa copiarse, ni venderse, rentarse, duplicarse, publicarse, distribuirse por cualquier medio, almacenarse, retransmitirse o transferirse de cualquier otra forma, independientemente de que sea de forma onerosa o gratuita, sin contar con la previa y expresa autorización escrita de LEGIS.

La identificación y la clave de acceso son personales e intransferibles, y el USUARIO será el único responsable por su uso adecuado. Cualquier violación a esta disposición dará lugar a que LEGIS pueda terminar la correspondiente licencia, contrato, servicio, sin perjuicio del cobro de las indemnizaciones a las que hubiere lugar.

Esta página web no podrá utilizarse con fines inmorales o ilegales. Los datos que se ingresen con ese objetivo serán eliminados inmediatamente a través de un filtro automático de contenido, el cual está configurado para dichos fines.

1. AUTORIZACIONES

Al aceptar los presentes Términos y Condiciones, así como las Políticas de Privacidad de LEGIS, El USUARIO autoriza, de manera voluntaria, expresa e informada a LEGIS para almacenar, usar, trasmitir, trasferir, reproducir, registrar, procesar, difundir y comercializar todos los datos e información que el USUARIO de forma voluntaria suministre en el momento del registro.

Con base en lo anterior, LEGIS, sus subsidiarias, filiales y demás personas o sociedades con quien ésta contrate tales actividades, mediante el envío de e-mail, mensaje de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer, podrá reproducir, publicar, traducir, adaptar, extraer o compendiar los datos o la información suministrada, así como disponer de los datos o la información a título oneroso o gratuito de acuerdo y bajo los términos de la Ley 1581 de 2012.

2. CONDICIONES GENERALES

2.1 CARACTERISTICAS DEL PRODUCTO

LegisOffice® es un Software especializado en la gestión de procesos judiciales, expedientes jurídicos, procesos administrativos y consultoría, que te ayuda a mantener el control de los casos y expedientes en un solo lugar.

Tiene las siguientes funcionalidades:

• Organiza y guarda la información de los casos recibidos.
• Lleva el detalle de las acciones generadas.
• Controla el vencimiento de cada una de las actividades dentro de los casos.
• Registra el tiempo invertido en las diferentes actividades.
• Almacena y clasifica los documentos generados en cada investigación.
• Usa las Minutas que te ayudan al análisis y creación de modelos personalizados.
• Establece controles de tus procesos con un Workflow que te avisa lo que tienes pendiente y en qué tiempo debes de cumplir con ese proceso.

2.2 ESPECIFICACIONES

LegisOffice® SAAS (software como servicio)

 Naturaleza. Estos Términos y Condiciones se refiere a la suscripción de un servicio web denominado LegisOffice®, basado en tecnologías de la computación y corre como un sistema web donde el procesamiento y almacenamiento de información se hace en la nube privada de Legis.

 PARÁGRAFO 1: LegisOffice® es una herramienta tipo SaaS (Software As A Service) y por lo tanto Legis no está obligado a realizar ajustes a la plataforma para suplir funcionalidades no descritas o acordadas previamente con el USUARIO.

 PARÁGRAFO 2 Módulos de LegisOffice.- La plataforma LegisOffice® cuenta con los siguientes módulos:

PARÁGRAFO 3. Reporte de estados en LegisOffice®:

A partir de la suscripción del presente documento los usuarios de LegisOffice® que estén activos, tienen acceso a la herramienta de vigilancia judicial por sistema a través de la conexión a la página de la rama judicial en el link (https://consultaprocesos.ramajudicial.gov.co/Procesos/NumeroRadicacion#DetalleProceso) y para los procesos ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, con Funciones Jurisdiccionales en el link (http://www.sic.gov.co/notificaciones).

El USUARIO tendrá la actualización de los movimientos de los procesos cuando se cumplan los siguientes requisitos:

1. Las páginas anteriormente mencionadas permitan la consulta automatizada y masiva de la información
2. Las páginas anteriormente mencionadas permitan visualizar la actualización, consulta y estado de los procesos judiciales.
3. El USUARIO ingrese correctamente los siguientes datos al sistema:

• Ubicación plena del proceso (Jurisdicción)
• Número de radicado con los 23 dígitos.
• Nombre de la parte activa del proceso.
• Nombre de la parte pasiva del proceso.

En todo caso Legis no será responsable por la información trasmitida ya que ésta es tomada de las páginas mencionadas y dependerá de unos factores externos, como lo son: (i) ingreso de datos correctos por parte del USUARIO; (ii) disponibilidad de la página de cada entidad; y (iii) movimientos en dichos procesos relacionados por el USUARIO.

Actualmente, la herramienta de vigilancia judicial por sistema se encuentra suspendida por restricciones en el acceso establecidos por la Rama Judicial y no imputables a Legis. Dicha suspensión no implica modificación del objeto contractual, ni de las cláusulas contractuales ni tampoco incumplimiento alguno. Una vez se reestablezca el servicio se informará al USUARIO.

• CONFIGURACIÓN INICIAL Y ENTREGA DE CREDENCIALES.

Una vez verificado el pago, Legis enviará al correo electrónico reportado por el USUARIO  las credenciales de Usuario Administrador necesarias para el ingreso a LegisOffice®, se indicará la ubicación de las ayudas de uso necesarias para operar el mismo.

En aras de custodiar la información del USUARIO, el USUARIO con perfil administrador será el responsable de la creación, asignación, modificación y demás actividades correspondientes al USUARIO que hará uso de la herramienta.

Las credenciales son de uso personal e intransferible, el uso inadecuado será responsabilidad única y exclusiva del USUARIO.

• VIGENCIA DE LA SUSCRIPCIÓN.

La suscripción tendrá vigencia a partir de la fecha de verificación del pago, por el término de un (1) año.

Para la renovación de la correspondiente suscripción, Legis enviará al correo electrónico reportado por el USUARIO un aviso del vencimiento de la suscripción con una antelación de un (1) mes, junto con un link de pago con las tarifas vigentes al momento de la renovación, si el USUARIO decide renovar su suscripción por el término pactado inicialmente.  

2.5 CALIDAD EN QUE SE SUMINISTRA LEGISOFFICE®.

El Usuario acepta que el servicio se provee “tal y como se presenta” por lo que Legis no está obligado a desarrollar personalizaciones y/o modificaciones a LegisOffice®. En el evento en que se presenten interrupciones o errores dentro de la aplicación, Legis hará las respectivas correcciones y/o ajustes conforme a las modalidades y los tiempos estipulados que constan en el Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) parte integral de estas especificaciones.

• REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DEL USUARIO.

Para el correcto funcionamiento de LegisOffice®, el USUARIO debe contar con la siguiente configuración:

• La aplicación está certificada para funcionar correctamente en las versiones de navegadores más recientes debidamente soportadas.

2.6.2 Para la ejecución de las funcionalidades del editor de Flujogramas se requiere:

• Garantizar la comunicación con el dominio legisoffice.com por el puerto TCP 3389.
• No debe existir ningún tipo de bloqueo por antivirus, firewall o filtro web, ya que se impediría la comunicación con la aplicación.
• Tener instalado el complemento Microsoft RDP Client Control.
• Conectividad a Internet: la percepción de velocidad de LegisOffice® depende de esta conexión, que es responsabilidad exclusiva del USUARIO. Legis en ningún caso responde por las fallas de Internet que tenga contratado el USUARIO ni realizará ningún contacto con la empresa que preste este servicio al USUARIO.

• OBLIGACIONES DEL USUARIO.

• Es responsabilidad exclusiva del USUARIO el manejo y buen uso de las credenciales suministradas por Legis. En concordancia, el USUARIO administrador será quien tendrá la facultad de asignar usuarios, contraseñas, y permisos en general dentro de LegisOffice®.
• Subir la información relevante de los procesos judiciales de forma correcta.
• Efectuar los movimientos requeridos de forma oportuna para la actualización de los procesos judiciales.
• Designar un líder de proyecto con facultad de aprobación y coordinación de los recursos humanos y técnicos necesarios para el proyecto, en las fechas establecidas en el cronograma de trabajo acordado con Legis.
• Disponer de la infraestructura técnica, de equipos y de software necesarias para la implantación del sistema LegisOffice® y para llevar a cabo reuniones en sus instalaciones.
• Entregar y/o poner a disposición de Legis, dentro de los plazos y formatos establecidos en el cronograma de trabajo, la información que se le solicite y que sea necesaria para la ejecución del proyecto.
• Cumplir con las citas y horarios acordados con el equipo de implantación asignado y hacer seguimiento al plan de trabajo diseñado para el éxito de la implantación. En caso de no poder llevar a cabo alguna sesión, el USUARIO deberá solicitar la modificación del horario con mínimo 24 horas de antelación.
• La capacitación del USUARIO se desarrollará según cronograma acordado con el USUARIO en sesiones de mínimo 2 horas según el módulo a trabajar.
• El USUARIO se compromete a mantener durante la implantación a las personas asignadas desde el comienzo. Si por algún motivo el USUARIO debe cambiar a las personas asignadas, y el proceso ha tenido un avance superior al 30% de las horas previstas, se revisarán las horas consumidas y en caso de superar las predeterminadas por Legis, se realizará cobro según las tarifas vigentes por las horas adicionales que se requieran.
• Utilizar LegisOffice® conforme a las estipulaciones previstas en el Manual de Uso. En consecuencia, el USUARIO se compromete a no utilizar el servicio de cualquier manera que viole la normatividad vigente y/o que restrinja o inhiba el uso o disfrute de la plataforma por parte de otros usuarios.

• OBLIGACIONES DE LEGIS.

• Legis se obliga con el USUARIO a permitirle el acceso remoto de LegisOffice®, durante el tiempo que la suscripción esté vigente y activa, de acuerdo con los presentes términos y condiciones y en cualquier otra documentación que resulte aplicable, o bien en cualquier otro soporte que en cada momento sea de aplicación, y por el término que dure la suscripción.
• Legis cumplirá adecuadamente y en todo momento las disposiciones contenidas en la normativa de protección de datos que sea aplicable con respecto de las informaciones y datos manejados durante la vigencia de la suscripción de LegisOffice®.
• Legis cumplirá con lo establecido en el Acuerdo de Nivel de Servicios, el cual hace parte integral de este documento.
• Legis garantizará una capacidad de almacenamiento de hasta 25 GB por USUARIO. En caso de que el USUARIO esté próximo a sobrepasar este límite, LEGIS le comunicará en un tiempo prudencial para que adquiera mayor capacidad de almacenamiento, el cual se cobrará de acuerdo con las tarifas vigentes.
• Realizar acompañamiento para configuración y sesiones de capacitación según cronograma de implantación inicial.

En caso de que el USUARIO requiera capacitaciones adicionales a las inicialmente pactadas, estás serán realizadas, previo acuerdo entre las partes, las cuales serán cobradas de acuerdo a las tarifas vigentes.

• Atender oportunamente y eficazmente las labores de capacitación, seguimiento, soporte y garantía previstas en los Términos y Condiciones.
• Cumplir en forma eficiente y oportuna las obligaciones que se generen de acuerdo con la naturaleza del servicio y en general con las cláusulas de estos Términos y Condiciones.
• Durante el proceso de implantación se realizará un cargue de procesos, el cual se realizará con la plantilla que se tiene disponible en LEGISOFFICE®.

• DISPONIBILIDAD ANUAL DE LA PLATAFORMA.

Legis se compromete a garantizar el 99% de disponibilidad de LegisOffice®

2.10 ADAPTACIONES O NUEVAS VERSIONES DE LA APLICACIÓN.

Legis podrá realizar nuevas versiones de LegisOffice®. Legis se reserva el derecho a generar nuevas versiones de LegisOffice®, con la condición que éstas no tengan repercusiones materiales negativas para el Usuario.

Legis cuenta con la infraestructura de seguridad necesaria para garantizar la seguridad de la información suministrada, salvaguardar con el debido sigilo los documentos y conocimientos que adquiera o llegue adquirir del USUARIO y evitar la pérdida, adulteración u acceso no autorizado o fraudulento de los mismos.

Legis cuenta con políticas de seguridad de la información las cuales garantizan la confidencialidad – Disponibilidad e Integridad de la información.

2.12 SOPORTE TÉCNICO.

El soporte se ofrece a partir de la fecha de facturación y realizados los pagos correspondientes, y se prestará durante la vigencia de la suscripción. El soporte será brindado en las siguientes modalidades:

2.12.1. Soporte por correo electrónico: En este tipo de soporte, se recibirán las preguntas (solicitudes) y/o reportes de error (incidentes). El equipo de soporte recibe la solicitud, valida la información básica del USUARIO, determina la prioridad y criticidad del caso de acuerdo con los ANS, atendiendo a la información y observaciones del USUARIO y realiza acciones primarias para la solución de los incidentes y/o solicitudes. Si se determina que el caso debe ser asignado a un especialista, realizará el proceso interno de escalamiento. El especialista asignado ejecuta las acciones necesarias y coordina los requerimientos internos hasta tener la solución, que se informará al USUARIO. Con dicha solución se cerrará el ticket a través de la herramienta.

Es importante anotar que LEGIS en ningún momento debe tener acceso a las credenciales de EL USUARIO y el funcionario de LEGIS nunca las preguntará.

2.12.2 Soporte a través de chat: comprende la interacción entre el USUARIO y un representante de soporte de LEGIS a través de la dirección http://www.legisoffice.com y estará disponible para resolver dudas e inquietudes de 8:00 am a 5:00 pm de lunes a viernes. Este mecanismo no es una vía para reportar errores o fallos en la plataforma, el canal adecuado es el correo electrónico. Es posible que al final de la sesión de chat, el caso no pueda ser cerrado definitivamente en situaciones en las que el equipo de soporte deba escalar el asunto al equipo técnico o incluso a un tercero.

2.12.3. Soporte telefónico: Comprende la interacción entre El USUARIO y un representante de soporte de LEGIS a través de la línea gratuita nacional 01 8000 912101 y el 4255200 en Bogotá y estará disponible para trabajar de forma conjunta con EL USUARIO en la atención de su caso de lunes a viernes en horario continuo de 7:00 am a 6:00 pm se excluyen los fines de semanas y días festivos. Es posible que al final de la llamada el caso no pueda ser cerrado definitivamente en situaciones en las que el equipo de soporte deba escalar el asunto al equipo técnico o incluso a un tercero.

2.12.4. Soporte presencial: el asunto al equipo técnico o incluso a un tercero. De cualquier forma, en estos casos, se dará al USUARIO una solución temporal o alterna de operación. Cualquier caso de soporte dejará un registro consistente en un formato en el que se consigne la operación realizada firmado por el USUARIO, aceptando la ejecución del servicio y evaluando el mismo, igualmente en el que funcionario de Legis registre las actividades y las observaciones sobre los hallazgos.

Todos los casos materia de soporte, en cualquiera de sus modalidades serán catalogados por El USUARIO de acuerdo con su severidad y serán atendidos así:

NIVEL DE ATENCIÓN

2.13 FINALIZACIÓN DE LA SUSCRIPCIÓN.. La suscripción se terminará por las siguientes causas:

• Por cumplimiento del término.
• Por acuerdo entre las partes.
• Por el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que asumen las partes.
• Cualquiera de las partes podrá terminar unilateralmente en cualquier momento la oferta comercial aceptada,sin necesidad de preaviso ni indemnización alguna, en el evento en que alguno de sus accionistas, socios, representantes legales, miembros de Junta Directiva, gerentes o directivos resulte formalmente incluido en la orden ejecutiva número 12.978 “Specially Designated Narcotics Traffickers – SDNT”, conocida en Colombia como “Lista Clinton”, lista Office of Foreign Assets Control (OFAC), listas de personas buscadas en el Federal Bureau Of Investigation (FBI), en general las listas de las agencias internacionales que identifican personas vinculadas al lavado de activos y financiación del terrorismo, o sea formalmente acusado ante un juez, por narcotráfico, lavado de activos, terrorismo o tráfico de armas, en los términos indicados por las leyes colombianas aplicables.

Cuando el Usuario quiera dar por terminada la suscripción LegisOffice® debe realizar la notificación por escrito con una antelación de UN (1) mes de este documento y proveer un medio idóneo para el almacenamiento de la información cargada en LegisOffice®.

Legis reconoce que la información es del USUARIO y entregará la misma en el dispositivo suministrado donde se cargará una copia electrónica de los documentos con sus versiones, en caso de que estas existan, los casos y los clientes estarán disponibles en archivos planos. La información se entregará en un periodo máximo de 30 días hábiles, contados a partir de la entrega por parte del USUARIO del dispositivo adecuado para el tamaño de la información. Así mismo, Legis realizará un borrado seguro de los datos con el fin de no conservar los datos desde el momento de la terminación de la suscripción.

Legis no será responsable por cualquier perdida o perjuicio causado como consecuencia de la eliminación de la información del USUARIO, después de la terminación de la suscripción.

3. RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de las Partes se limita al objeto de los presentes Términos y Condiciones, en caso de que la Parte Incumplida deba indemnizar o sea sancionado por la Parte Cumplida, por cualquier causa relacionada con el objeto del presente acuerdo, salvo responsabilidad civil extracontractual, dolo o culpa grave, la Parte Incumplida responderá y pagará hasta una suma máxima equivalente al valor total de la suscripción adquirida, sin que en ningún caso exceda el valor pagado por el USUARIO en el momento de la reclamación.

Legis no será en ningún caso responsable por:

• El uso indebido de las credenciales por parte del el USUARIO o de terceros, ni responderá por sanciones o gastos derivados de reclamaciones de las personas afectadas, por negligencia y/o falta de confidencialidad, uso y/o tratamientos indebidos de los datos de carácter personal, incluyendo expresamente cualquier otro pago derivados de las sanciones que, eventualmente, pudiera imponerle la autoridad competente en materia de protección de datos por el incumplimiento o cumplimiento defectuoso de la normativa aplicable en la materia.
• Errores en la información suministrada y diligenciada por el USUARIO que impidan el desarrollo adecuado de la vigilancia judicial por sistema.
• La suspensión de LegisOffice® originada en fallas técnicas u operativas ajenas a su voluntad, ni de aquellas que escapen de su control tales como cortes de energía eléctrica, fallas en los equipos o programas de computación, o en general por eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
• Los errores de funcionamiento o de los daños provocados por el incumplimiento de las obligaciones del USUARIO que le sean de aplicación de conformidad con lo previsto en los presentes términos.
• Cualquier daño o perjuicio que pueda ser calificado como lucro cesante, daño emergente, pérdida de negocios, daños a la imagen o pérdida de reputación comercial del USUARIO.
• Retrasos, fallos de entrega u otros daños provocados por problemas inherentes al uso de Internet, pues el correcto funcionamiento de LegisOffice® puede estar sujeto a limitaciones, retrasos y otros problemas inherentes a Internet y las comunicaciones electrónicas.

4. RESTRICCIONES

El USUARIO únicamente podrá ingresar a los módulos que le sean autorizados por LEGIS, por lo tanto, se abstendrá de utilizar cualquier medio para violar la seguridad y las restricciones, así como cualquier medida tecnológica. La sola intención de hacerlo, evidenciada por LEGIS, será causal suficiente para dar por terminada esta licencia e informar a las autoridades correspondientes de este hecho.

El USUARIO no podrá reproducir, adaptar, distribuir, alquilar, vender, otorgar licencia o ejecutar cualquier otra forma de transferencia del presente sitio ni de los demás sitios de LEGIS, ni cualquiera de sus partes, incluyendo los códigos de programación. El USUARIO no podrá reversar la ingeniería, decompilar, desensamblar, modificar, crear trabajos derivados, traducir la información o usar la información publicada en el sitio con fines comerciales o de lucro. El USUARIO no podrá remover u ocultar los derechos de autor, las marcas o cualquier otra información o leyenda relacionada con la propiedad y derechos de LEGIS o de sus proveedores de información y de servicios.

El acceso no autorizado de manera escrita a los contenidos, bases de datos o servicios del presente sitio y demás sitios LEGIS será considerado como una intromisión ilícita, y LEGIS podrá iniciar todas aquellas acciones legales que la legislación nacional e internacional puedan conferirle.

5. DERECHOS DE AUTOR

De conformidad con las disposiciones legales vigentes (Ley 23 de 1982 y Decisión 351 del Acuerdo de Cartagena y demás que puedan considerarse complementarias), los diseños, redacciones y contenidos de cada uno de los documentos e información aquí presentados, están protegidos por las leyes de derechos de autor, según las cuales, salvo licencia o autorización de su titular, no pueden ser fotocopiadas, reproducidas digital o físicamente, modificadas total o parcialmente o comunicadas públicamente, so pena de ser responsable civil y penalmente de infracción de derechos patrimoniales y/o morales de autor.

El USUARIO no adquirirá la propiedad sobre LegisOffice®, ni ningún derecho patrimonial sobre este, por tanto, no podrá utilizarlo ni explotarlo para fines distintos a los previstos en los presentes Términos y Condiciones. El USUARIO reconoce que Legis es el único titular de los derechos patrimoniales sobre LegisOffice®, incluidos los signos distintivos. Así mismo, Legis reconoce que la titularidad de los derechos de autor sobre la información y los contenidos generados por el USUARIO pertenecen de forma exclusiva a él, de tal manera que cualquier autorización, permiso o reenvío de sus contenidos a terceras personas lo hace bajo su única y estricta responsabilidad.

6. MARCAS Y PROPIEDAD INTELECTUAL DE LegisOffice®.

La información que aparece en el presente sitio así como el diseño gráfico, la presentación de los contenidos, las marcas comerciales y los logotipos, son propiedad exclusiva de LEGIS o de terceros que han autorizado su inclusión o uso y están protegidos por las normas sobre derechos de autor nacionales y por los tratados internacionales que sobre la materia ha suscrito y ratificado la República de Colombia.

EL USUARIO no podrá utilizar, comercializar, explotar o modificar de ninguna forma las marcas de LEGIS, de los proveedores de información y de servicios o de terceros, y se obliga a informar a LEGIS cualquier hecho sobre el cual tenga conocimiento y que pueda considerarse como lesivo de los derechos que legalmente este tiene.

LegisOffice® ha sido creado por Legis, quien conservará todos los derechos de propiedad intelectual, industrial o cualquier otro, el cual no podrá ser objeto de modificación, copia, alteración, reproducción, adaptación o traducción por parte del Usuario. La estructura, características, códigos, métodos de trabajo, sistemas de información, herramientas de desarrollo, know-how, metodologías, procesos, tecnologías o algoritmos de LegisOffice® son propiedad de Legis y están protegidos por las normas colombianas e internacionales de propiedad intelectual e industrial, y no pueden ser objeto de modificación, copia, alteración, reproducción, adaptación o traducción por parte del USUARIO. Así mismo, todos los manuales de uso, textos, dibujos gráficos, bases de datos, vídeos o soportes de audio referidos o que complementan LegisOffice® (en adelante, “Materiales Asociados”) son propiedad de Legis y no pueden ser objeto de modificación, copia, alteración, reproducción, adaptación o traducción por parte del USUARIO. La puesta a disposición del USUARIO de LegisOffice® y de los Materiales Asociados no implica, en ningún caso, la cesión de su titularidad ni la concesión de un derecho de uso en favor del USUARIO. En consecuencia, queda terminantemente prohibido cualquier uso por el USUARIO de LegisOffice® o de los materiales asociados que se realice sin la autorización expresa y por escrito de Legis, incluida su explotación, reproducción, difusión, transformación, distribución, transmisión por cualquier medio, posterior publicación, exhibición, comunicación pública o representación total o parcial, las cuales, de producirse, constituirán infracciones de los derechos de propiedad intelectual o industrial de Legis, sancionadas por la legislación vigente.

7. AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS DE REGISTRO Y TRATAMIENTO DE DATOS

El USUARIO acepta que los datos personales aportados en el momento de su registro, o cualquier otro facilitado a LEGIS para su acceso a algunos de los servicios del presente sitio, sean utilizados con la finalidad de facilitar la prestación de los servicios solicitados, para la correcta identificación de los usuarios que solicitan servicios personalizados, para la realización de estudios estadísticos de los usuarios que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados, para la gestión de tareas básicas de administración, así como para mantenerle informado, bien por correo electrónico o por cualquier otro medio de novedades, productos y servicios relacionados con LEGIS.

En el caso de registrarse en el presente sitio, el USUARIO elegirá a su arbitrio sobre prestar su consentimiento expreso para el envío de publicidad a través de e-mail, mensaje de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer. Así mismo, al registrarse en el presente sitio y demás sitios LEGIS el USUARIO acepta que sus datos de registro puedan ser proporcionados a otras terceras personas para marketing, publicidad u otros usos. LEGIS utilizará los correos electrónicos o cualquier otra información personal para contactar a los usuarios, y podrá dirigirlos con fines específicos a los usuarios.

La información de identificación personal podrá transferirse como parte de los activos de LEGIS en caso de que la compañía o partes del negocio fuesen vendidas, fusionadas o adquiridas por terceros.

LEGIS se compromete a cumplir con su obligación de mantener con las medidas de seguridad pertinentes los datos de carácter privado, así como su deber de tratarlos con confidencialidad, y asume las medidas de índole técnica, organizativa y de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la ley y en los tratados internacionales suscritos por Colombia que rigen la materia.

El USUARIO responderá, en cualquier caso, por la veracidad de los datos facilitados. LEGIS podrá excluir de los servicios registrados a todo USUARIO que haya facilitado datos falsos, sin perjuicio de las demás acciones que procedan.

Cualquier USUARIO registrado puede actualizar, rectificar, remover, en cualquier momento sus datos mediante correo electrónico enviado a notificacionesprivacidad@legis.com.co.

7.1 TEXTO DE AUTORIZACIÓN

De conformidad con la ley 1581 de 2012 (Ley de protección de datos personales) el decreto 1377 de 2013 y 1081 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten, por medio de este documento, autorizo a LEGIS para la recolección, almacenamiento y tratamiento de mis datos personales en cumplimiento de la ley, los cuales tendrán como finalidad: (I) envío de información sobre las novedades, de manera enunciativa pero no limitativa, cambios y/o modificaciones en sus productos y/o servicios (II) envío de información promocional, publicitaria, de mercadeo y administrativa de los productos y/o servicios, así como de actividades y eventos. Así mismo manifiesto que toda la información que le ha suministrado a LEGIS*, es correcta y refleja la verdad, y que autorizo para que se dé uso comercial legal a mis datos, salvaguardando como propios los datos privados suministrados y demás derechos que de ello se desprenden de conformidad con la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes.

La captura de la información de los menores de edad es de naturaleza pública y el tratamiento de la misma se hace, para responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y además asegurar el respeto de sus derechos fundamentales. Estas políticas se fijan de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y el decreto 1377 del 2013, y 1081 de 2015 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.

Datos Representante legal y/o tutor del menor de edad

Autorizo como Representante legal y/o tutor del menor de edad, a que mis datos personales e información sea almacenada y usada de acuerdo a las políticas de tratamiento de la información, para el envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de LEGIS*, sus productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, noticias, uso comercial e información útil para mi ejercicio profesional.

*Los campos son obligatorios

*Legis Editores S.A., Legislación Económica S.A., Legis Información Profesional S.A. e Industrias Minerva S.A.S

Con base en lo anterior, LEGIS*, sus subsidiarias, filiales y demás personas o sociedades con quien ésta contrate tales actividades, mediante el envío e-mail, mensaje de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer, podrá reproducir, publicar, traducir, adaptar, extraer o compendiar los datos o la información suministrada, así como disponer de los datos o la información a título oneroso o gratuito de acuerdo y bajo los términos de la Ley 1581 de 2012.

7.2 Datos de Contacto (PQR)

Con el fin de que éste servicio sea una fuente valiosa de información, recibiremos sus comentarios y sugerencias a través de www.privacidadlegis.com, correo electrónico a notificacionesprivacidad@legis.com.co o llamada telefónica en la ciudad de Bogotá al (+571) 4255200.

8. CONFIDENCIALIDAD.

Legis se obliga a no divulgar, ni revelar, en forma alguna, planes, programas, know-how, negocios, costos, proveedores, clientes, en otras palabras, se obliga a mantener en estricta reserva toda la información que conozca de el Usuario que se refiera a las operaciones que se desarrollen bajo la presente oferta. La obligación de confidencialidad se extiende a todos los trabajadores, dependientes, subordinados, contratistas, socios, aliados o subcontratistas de las Partes y se regulará por lo establecido en este acuerdo.

Las restricciones sobre el uso de la divulgación de la información confidencial no se aplicarán cuando se pueda demostrar que:

• Estaba en el dominio público al momento de su divulgación.
• Después de su divulgación, fue publicada, o bien llega a formar parte del dominio público sin que esto represente falta alguna por la parte receptora.
• Fue recibida después de su divulgación de una tercera parte que tenía el derecho legítimo de divulgar tal información;
• Fue independientemente desarrollada por la Parte receptora sin referencia a la información confidencial de la Parte que la suministra.
• Estaba en posesión de la Parte receptora al momento de su divulgación.

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9. DECLARACIÓN DEL USUARIO.

Con conocimiento de las especificaciones y características de LegisOffice®, el USUARIO reconoce y acepta:

1. a) Que LegisOffice® es un producto estándar y por lo tanto Legis no está obligado a realizar ajustes al programa para funcionalidades no descritas en los Términos y Condiciones y/o en el Anexo Técnico.

1. b) Que la funcionalidad de LegisOffice® depende fundamentalmente de la forma en que debe incluirse la información en el mismo, según sus funcionalidades y características, así como de conformidad con las instrucciones y capacitación impartida por Legis.

1. c) Que conoce los requerimientos técnicos y de hardware que requiere LegisOffice® para su normal funcionamiento.

1. d) Que conoce y acepta la responsabilidad sobre su clave y el manejo y buen uso de las credenciales suministradas por Legis.

10. FUERZA MAYOR, CASO FORTUITO Y HECHOS DE TERCEROS.

Ninguna de las partes será responsable ante la otra por obligaciones aquí contraídas, cuando el servicio sea suspendido total o parcialmente, por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, a excepción de la obligación de pagar los servicios ejecutados hasta la fecha de la suspensión.

11. SUBSISTENCIA DE LAS CLÁUSULAS:

Si cualquier cláusula de los Términos y Condiciones fuese declarada, total o parcialmente, nula o ineficaz, tal nulidad o ineficacia afectará tan sólo a dicha disposición o parte de la misma que resulte nula o ineficaz, las demás condiciones subsistirán en todo lo demás, teniéndose tal disposición o la parte de la misma que resulte afectada por no puesta. A tales efectos, las condiciones de los Términos y Condiciones solo dejarán de tener validez exclusivamente respecto a la disposición nula o ineficaz, y ninguna otra parte o disposición quedará anulada, invalidada, perjudicada o afectada por tal nulidad o ineficacia, salvo que, por resultar esencial, hubiese de afectarlas de forma integral.

12. MODIFICACIÓN DE LAS CONDICIONES.

Legis se reserva el derecho a modificar las condiciones de estos Términos y Condiciones o sus políticas relativas a LegisOffice® en cualquier momento, haciéndose efectivas tales modificaciones una vez publicada una versión actualizada de estas condiciones generales en www.legisoffice.com. el USUARIO será responsable de la revisión frecuente de este documento. El uso continuado de LegisOffice® después de dichas modificaciones constituirá su conformidad con las modificaciones.

13. TÍTULO EJECUTIVO.

Las obligaciones derivadas de la presente oferta serán exigibles ejecutivamente, para lo cual este documento prestará mérito ejecutivo sin necesidad de previo reconocimiento o requerimiento para constituir en mora a la parte deudora.

14. LEY APLICABLE.

Cualquier controversia surgida de la interpretación o ejecución de los Términos y Condiciones o de cualquiera de sus eventuales modificaciones, así como cualquier incumplimiento de las mismas, se interpretará de conformidad con la legislación colombiana.

15. ANEXOS.

Forman parte integral de los presentes Términos y Condiciones, los siguientes documentos:

• Anexo I: Términos y Definiciones
• Anexo II: Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS).

16.CAMBIOS DE NORMATIVIDAD Y DIVISIBILIDAD DE LAS ESTIPULACIONES.

Si con ocasión de la entrada en vigencia de nuevas leyes o reglamentaciones o fallos de autoridad competente se haga imposible la ejecución de algunas de las actividades acá contenidas, y sin perjuicio de lo dispuesto en el punto relativo a la terminación especial, los demás términos y condiciones permanecerán vigentes y surtiendo todos sus efectos. la provisión suprimida será reemplazada de común acuerdo por las partes por una válida y viable que cumpla con la finalidad intencionada. cualquier previsión que se tenga por inválida o inviable o inexigible parcialmente será considerada plenamente válida y surtiendo todos sus efectos en la medida en que no haya sido declarada inválida o inviable o inexigible.

17. SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL LA/FT/FPADM- SAGRILAFT

Las Partes manifiestan bajo la gravedad de juramento que los recursos que componen su patrimonio no provienen de lavado de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros, tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, Financiación y Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, de delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto, y en general de cualquier actividad ilícita. De igual manera, manifiestan que los recursos recibidos en desarrollo de este Contrato no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas.

Para efectos de lo anterior, las partes se autorizan mutua y expresamente, para que la otra parte consulte los listados, sistemas de información y bases de datos a los que haya lugar y, de encontrar algún reporte, se procederá a adelantar las acciones contractuales y/o legales que correspondan. Las Partes se obligan a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas, particularmente, de las anteriormente enunciadas. Para ello, se compromete a suministrar toda la información requerida y diligenciar los formularios que se soliciten. De igual manera, las Partes se autorizan mutuamente para consultar la información en Centrales de información, Bancos de datos, instituciones financieras y gubernamentales.

18. RESOLUCIÓN ALTERNATIVA DE CONFLICTOS:

Salvo las acciones que puedan adelantarse por la vía ejecutiva las cuales se someterán a la jurisdicción ordinaria, las Partes acuerdan que toda controversia o diferencia que surja se resolverá por un amigable componedor que será nombrado por el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de Bogotá. El procedimiento de la amigable composición deberá seguir el reglamento de la Cámara de Comercio de Bogotá. El amigable componedor tendrá la facultad de pronunciarse con fuerza vinculante para las partes sobre todos los asuntos inherentes a la controversia o diferencia que se le pondrá en conocimiento. El amigable componedor fallará en derecho. Todo lo anterior, conforme a lo establecido en la Ley 1563 de 2012, arts.59 y siguientes, y las demás normas que lo modifiquen y complementen la materia.

19. DERECHO DE RETRACTO

Perfeccionándose la adquisición de la suscripción mediante una venta a distancia, el USUARIO tendrá la facultad de ejercer su derecho de retracto en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles contados a partir de la realización del pago, siempre que se ejerza antes de que se realice la configuración inicial y entrega de credenciales, sin que para ello deba existir justificación alguna. En dicho caso, Legis procederá con la devolución del dinero en un plazo máximo de treinta (30) días calendario contados a partir del ejercicio de dicho derecho, sin que procedan para el efecto descuentos o retenciones por concepto alguno.

Para el efecto, el USUARIO deberá ejercer su derecho mediante un mensaje remitido al correo electrónico XXXXXXXXX.

20. ACEPTACIÓN. El Usuario acepta los términos y condiciones al comprar y efectuar el pago.

 ANEXO I

TERMINOS Y DEFINICIONES

ACCESO: Capacidad de identificarse exitosamente ante el sistema para poder hacer uso de las opciones a las que el usuario tenga derecho según el sistema de seguridad definido en el sistema, que en el caso de LegisOffice cubre los diferentes objetos del sistema como documentos, casos, clientes y contactos, entre otros.

ANCHO DE BANDA: Capacidad de transferencia de información hacia o desde una red. Medida de datos y recursos de comunicación disponible o consumida expresados en bit/s o múltiplos de él (kbit/s, Mbit/s, entre otros).

BACKUP: Copia de seguridad de la información y proceso de almacenamiento y organización de estas copias de seguridad (que incluye la periodicidad, qué piezas de la información se copian, hacia dónde se copian y cómo se protegen estas copias). Se realizan con el objetivo de que al momento de ocurrir un desastre o un error humano de gran dimensión que destruya la información exista una imagen previa de la información hacia la que se pueda revertir.

CREDENCIALES: Combinación de información que actúa como mecanismo de identificación personal para permitir al usuario ganar acceso a un sistema de cómputo. Típicamente un nombre de usuario (que es conocido e información pública) y una clave (que es asignada de forma personal y no debe ser conocida por nadie excepto el usuario mismo). En algunos casos se usan mecanismos adicionales que sirven de credencial de acceso que fortalecen la efectividad de las credenciales para proteger el acceso al sistema.

DATACENTER: Sitio en el que está localizado un conjunto de servidores, así como la infraestructura de comunicación y de servicios para operarlos.

DOCUMENTOS: En LEGIS OFFICE® se conoce como documento cualquier archivo electrónico que el usuario “sube” al sistema (lo transfiere electrónicamente) o lo edita en línea y lo asocia a un contexto. Ese contexto está compuesto de uno o varios de los siguientes: un Cliente, un Caso, una o varias Carpetas, un Autor (que es un usuario del sistema), una serie de Temas (de acuerdo a la clasificación temática de la información jurídica de LEGIS), unas palabras claves que el usuario escribe. Igualmente el sistema se encarga de registrarlo con un estado: Borrador, Finalizado, Revisión, Aprobado. El sistema se encarga, de forma automática, de asociarlo al usuario que lo subió. Un documento de LEGIS OFFICE® tiene la capacidad de definir los permisos de acceso al mismo de forma tan detallada como se requiera, incluso a nivel de usuario y las acciones que se pueden realizar con el documento: editarlo, eliminarlo, enviarlo por correo, leerlo o incluso se puede negar cualquier tipo de acceso al documento por parte de los usuarios que se requiera.

FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: Se llama fuerza mayor o caso fortuito a aquella situación que se caracteriza por su irresistibilidad, imprevisibilidad e insuperabilidad, acontecimiento extraño, súbito e inesperado, un acontecimiento ajeno a la voluntad del sujeto.

GB: Gigabyte, Unidad de capacidad de almacenamiento equivalente a 1024 Megabytes (Mb). Un Megabyte (Mb) equivale a 1024 Kb y un Kilobyte (Kb) a 1024 bytes. Las capacidades de los distintos componentes informáticos se suelen expresar con estas unidades. Un byte corresponde a 8 bits que son la unidad binaria de información.

MODULO DOCUMENTAL: Conjunto de tareas que permiten a una persona trabajar de forma organizada con los documentos que tiene a su cargo. Se entiende por “trabajar” cualquiera de las siguientes actividades con un documento: Crearlo, Subirlo (transmitirlo de un computador hacia el servidor de LEGIS OFFICE®), Copiarlo, Enviarlo por correo electrónico, Crear una nueva versión del mismo, Eliminarlo, Asignarle permisos de acceso, Enlazarlo en una o varias carpetas, Abrirlo para editarlo, Abrirlo para visualizarlo, Clasificarlo temáticamente, Registrarle palabras clave, Descargarlo (transmitirlo del servidor de LEGIS OFFICE® a su computador local), Protegerlo o desprotegerlo; Eliminarlo (que en realidad es enviarlo a la papelera), Marcarlo como confidencial, Moverlo a otro contexto, Cambiar su nombre o Visualizar sus propiedades.

HTTPS/PROTOCOLO SEGURO: Protocolo de transferencia de hipertextos que usa SSL para transmitir la información. Los navegadores de Internet usan http para comunicación no segura y https para comunicación segura. LEGIS OFFICE por sus políticas de seguridad permite únicamente operar por https.

INFORMACIÓN ENCRIPTADA: Información que ha sido sometida a un proceso de cifrado que la traduce a un código secreto, para que esta no pueda ser entendida por una persona que la ha obtenido pero no conoce la llave para desencriptarla. Es el mecanismo más efectivo para asegurar información. SSL es un mecanismo para encriptar y desencriptar información que está embebido en los navegadores de Internet

LegisOffice®: Sistema de Gestión para Oficinas de Abogados de LEGIS.

LOGIN: Proceso de identificación de un usuario ante un sistema de cómputo.

MB: Megabyte, Unidad de capacidad de almacenamiento equivalente a 1024 Kilobytes. Un Gigabyte (Gb) equivale a 1024 Mb. Las capacidades de los distintos componentes informáticos se suelen expresar con estas unidades. Un byte corresponde a 8 bits que son la unidad binaria de información.

REDUNDANCIA: Dispositivos computacionales que debido a su construcción o configuración física o lógica no tienen un punto único de falla. Así, por ejemplo, es redundante un “arreglo de discos” que tiene 2 discos espejo en el que si uno falla, el segundo sigue en operación, es redundante la conexión a Internet de un Datacenter si posee salida a Internet por dos conectantes a Internet (ISPs) y es redundante un sistema de cómputo si existen definiciones y procedimientos que permiten tener una infraestructura de respaldo para suplir una falla del sistema principal. El sistema redundante no necesariamente tiene las mismas especificaciones que el original, pero funcionalmente permite operar.

SEGURIDAD: Conjunto de técnicas, tecnologías, políticas y procedimientos de administración de información, sistema de respaldo, seguridad perimetral necesaria (firewall, routers y SSL, entre otros) para asegurar que la información pueda ser leída o alterada únicamente por quienes tienen permiso para hacerlo, de acuerdo a lo definido en el sistema.

SERVICIO WEB: Se entiende por servicio web el uso de un sistema de cómputo (en este caso LEGIS OFFICE) a través de un Navegador de Internet soportado. Por lo tanto un usuario podrá usar LEGIS OFFICE mientras tenga conectividad a Internet y esté usando un navegador soportado.

SOFTWARE AS A SERVICE: Modelo de comercialización o provisión de software en el cual éste no se instala en la plataforma computacional del usuario, sino que se tiene instalado en la plataforma LEGIS del software, se administran los servidores con las políticas y personal LEGIS. En el software as a service, Legis es responsable sobre la continuidad de la operación de la plataforma de forma integral (a nivel de hardware, software e infraestructura) y el cliente se encarga de usar el producto para administrar su información.

SOFTWARE: Programas de computador o secuencias de instrucciones computacionales.

SPYWARE: Software que de forma encubierta y sin que el usuario lo note recopila información en un computador y lo envía de forma inadvertida hacia algún destino específico en Internet, revelando esta información a una persona malintencionada. El spyware generalmente se instala en forma de virus, dentro de programas de comunicación “peer-to-peer” o viene empaquetado dentro de programas “freeware” o “shareware” que adicionalmente a instalar un programa incluye el spyware. Es de anotar que la enorme mayoría del freeware y el shareware no contienen spyware.
El spyware generalmente corre en los computadores y es capaz de inspeccionar archivos, listas de direcciones de correo, registrar las teclas oprimidas (para así, por ejemplo, obtener claves), leer cookies del computador y de esta forma obtiene la información.

SUSCRIPTOR. Toda persona natural o jurídica que adquiere el servicio de LegisOffice y cuenta con las facultades para suscribir la presente oferta comercial, aceptar los términos y condiciones y obligarse frente a Legis al cumplimiento de lo aquí establecido.

SSL: Siglas de Secure Sockets Layer, un mecanismo de ciframiento de información que permite la transmisión de información de forma segura a través de redes públicas. SSL usa un sistema criptográfico de dos llaves, una pública (que cualquier persona puede conocer) y una privada (que sólo el receptor del mensaje conoce). Así, solo quien tiene la llave privada puede revelar la información. En la transmisión de información por Internet, por ejemplo, es el Navegador de Internet el que se encarga de realizar el desencriptamiento, pues él es quien recibe la llave privada. Toda la comunicación entre LEGIS OFFICE y sus usuarios se realiza a través de SSL.

aURL: Abreviatura de “Uniform Resource Locator”, que es la dirección global de un documento u otro recurso en Internet.

USUARIO. Es toda persona autorizada por el Suscriptor para usar la plataforma LegisOffice.

USUARIO ADMINISTRADOR. Es la persona designada por el Suscriptor para ser el responsable de la creación, asignación, modificación y demás actividades correspondientes a los usuarios que harán uso de la herramienta

ANEXO II

Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS)